Ein Programm, viele Wochen
Das Programm hält Preis und Einstellungen. Jedes Camp ist ein Kurs darin, mit eigenen Terminen, Ort, Leitung und Kapazität. Sommerwoche 1 und 2 sind zwei Kurse, einmal eingerichtet.
Ein Camp ist ein Block, kein Wochenkurs.
Jede Campwoche steht für sich: fester Anfang, festes Ende, und die Familie kauft den ganzen Block statt einer laufenden Bindung. Genau so ist Zooza gebaut. Ein Programm hält Preis und Regeln, jedes Camp ist ein Kurs darin, und für jede weitere Woche kommt einer hinzu. Anzahlungen, Geschwisterrabatt, Einwilligungen und Warteliste gehören dazu.
Was Camps anders brauchen als Kurse
Ein Wochenkurs läuft weiter, und der Kunde meldet sich für eine Gewohnheit an. Ein Camp ist ein abgeschlossener Block, der sich vor dem Start füllt oder eben nicht. Fast alles Folgende ergibt sich aus diesem einen Unterschied.
Buchung für die ganze Dauer
Der Programmtyp ist Buchung für die gesamte Dauer, die Familie meldet sich also für den Block an und wählt keine einzelnen Tage. Diese Einstellung macht aus einem Camp ein Camp.
Einmalig, oder Anzahlung und Rest
Die meisten Camps nehmen den vollen Preis bei der Buchung. Bei einer teureren Woche sichert eine kleine Anzahlung den Platz, der Rest wird näher am Start eingezogen.
Automatischer Geschwisterrabatt
Beim zweiten Kind greift der Rabatt von selbst, ohne Code. Die Stufen reichen vom 2. bis zum 5. Kind, als Prozentsatz oder als Festbetrag.
Warteliste mit Ihrer Freigabe
Ein volles Camp nimmt weiter Buchungen an, und die reihen sich ein. Sie werden benachrichtigt und entscheiden: freigeben, die Familie auf eine Woche mit Platz umbuchen, oder eine Alternative anbieten. Von selbst meldet sich niemand an.
Nachholstunden aus
Ein verpasster Mittwoch in einer Campwoche lässt sich nicht nachholen wie eine verpasste Wochenstunde. Camps sind der eine Fall, in dem Sie die Nachholeinstellungen bewusst ausschalten.
Das Kind, nicht der Zahler
Markieren Sie das Programm als für Kinder, dann fragt das Formular den Namen des Elternteils, und die Angaben zum Kind, Allergien und Einwilligungen sind Zusatzfelder der Buchung.
Ein volles Camp ist Information
Ein Camp, das voll ist und weiter Anfragen sammelt, zeigt Ihnen, wie viele Familien noch hineinwollten. Genau nach dieser Zahl entscheidet man, ob eine weitere Woche aufgeht.
Eine Saison aufsetzen
Einmal pro Marke, danach ein Kurs pro Camp. Die Reihenfolge zählt, denn das Programm entscheidet, was jedes Camp darin kann.
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1. Programm anlegen
Programme → Neues Programm. Wählen Sie <strong>Buchung für die gesamte Programmdauer</strong> und benennen Sie es nach der Campmarke, denn diesen Namen sehen Familien im Buchungsformular. Die meisten Camps lassen die Anmeldegebühr bei null: Der Camppreis ist der Preis.
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2. Einen Kurs pro Camp
Ein Kurs pro Woche oder Thema, jeder mit eigenen Terminen, Ort, Leitung und Kapazität. Sie können mehrere auf einmal anlegen und die Termine später ergänzen. Ein Kurs ohne Termine funktioniert als Sammelkurs für Interessenten.
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3. Preis und Zahlungsform festlegen
Eine Einmalzahlung ist der übliche Weg. Zögern Eltern beim Betrag, nehmen Sie eine Anzahlung bei der Buchung und den Rest später. Raten und Geschwisterrabatt laufen über Zahlungsvorlagen, legen Sie die Vorlage also zuerst an und schalten Sie sie dann im Programm ein.
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4. Festlegen, was Sie über das Kind wissen müssen
Zusatzfelder erfassen Name des Kindes, Allergien, Medikamente, wer es abholt, und jede Einwilligung als Datei-Upload. Die Markierung als Kinderprogramm benennt das Hauptfeld in den Namen des Elternteils um, damit beides auf der Liste nicht verwechselt wird.
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5. Nachholstunden aus, Spätbuchungen klären
Schalten Sie die Nachholstunden in den Programmeinstellungen aus. Entscheiden Sie dann, ob eine Spätbuchung manuell freigegeben wird oder automatisch zu einem angepassten Preis. Besser vor dem Start der Woche als mitten darin.
Was Sie einstellen können
- Programmtyp: Buchung für die gesamte Dauer, damit die Familie den ganzen Block nimmt.
- Ein Kurs pro Campwoche oder Thema, mit eigenen Terminen, Ort, Leitung und Kapazität.
- Kapazität pro Kurs, plus Zusatzplätze, die nur Probestunden und Nachholtermine erreichen.
- Zahlungen: einmalig, Anzahlung plus Restbetrag, oder Raten über eine Zahlungsvorlage.
- Anmeldegebühr, bei einem Camp meist null.
- Geschwisterrabatt: Stufen vom 2. bis zum 5. Kind, prozentual oder als Festbetrag, gezählt je Programm, je Abrechnungszeitraum oder über alles hinweg.
- Rabattcodes: prozentual oder als Betrag, einmalig oder unbegrenzt, beschränkt auf gewählte Programme oder Orte.
- Zusatzfelder der Buchung: Name des Kindes, Allergien, Medikamente, Abholhinweise, Einwilligungen und Datei-Uploads.
- Eine Altersbeschränkung im Programm, die zugleich mitentscheidet, wessen Buchung auf der Warteliste landet.
- Ob ein volles Camp im Buchungsformular sichtbar bleibt und weiter eine Warteliste sammelt.
- Ob Spätbuchungen manuell oder automatisch zu angepasstem Preis freigegeben werden.
- Nachholstunden, die Sie bei Camps ausschalten.
Anmeldung öffnen, nicht zwölf Tabs.
Ein Buchungsablauf deckt Anzahlungen, Restbeträge, Einwilligungen, Geschwisterrabatt und die Warteliste für eine volle Woche ab. Der Starttag wird dann kein Gedränge.
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FAQ — auch zu dem, was das System nicht tut
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Wie funktioniert der Geschwisterrabatt genau?
Bei der Buchung zählt Zooza, wie viele gültige Anmeldungen die Familie unter derselben E-Mail-Adresse schon hat; die aktuelle Buchung zählt als N-tes Kind. Dann greift die Stufe mit der höchsten Schwelle, die noch kleiner oder gleich N ist. Bei Regeln 2. Kind 10 % und 4. Kind 20 % erhält ein drittes Kind also 10 %, weil es über der zweiten Regel liegt, die vierte aber nicht erreicht. Die Stufen setzen Sie vom 2. bis zum 5. Kind, prozentual zwischen 1 und 100 oder als Festbetrag. Es gehört zum Treueprogramm und ist derzeit eine Beta-Funktion. -
Ein Kind ist angemeldet, das zweite steht auf der Warteliste. Gibt es den Rabatt?
Noch nicht. In die Kinderzahl gehen nur Anmeldungen mit Status angemeldet ein; Warteliste und Probestunden zählen nicht. Eine Familie, deren zweites Kind noch wartet, gilt als Familie mit einem Kind, und der Rabatt greift erst mit der Freigabe der zweiten Buchung. Das überrascht gerade deshalb, weil beide Mechaniken gleichzeitig im Spiel sind, was bei einer beliebten Campwoche normal ist. -
Was heißt „zweites Kind", wenn sie in verschiedenen Camps sind?
Das ist eine Einstellung, und sie gehört vor Saisonstart geklärt. Gezählt wird je Programm, wo die Zählung in jedem neu beginnt und zwei Kinder in zwei Programmen beide erste Kinder sind, also keines einen Rabatt bekommt. Oder je Abrechnungszeitraum, wo sie innerhalb eines Zeitraums zusammen zählen. Oder über alle Programme, wo jedes Kind zählt, das die Familie bei Ihnen hat. Den Rabatt können Sie zusätzlich auf ausgewählte Programme begrenzen. -
Wir haben eine doppelte Buchung gelöscht und der Rabatt bleibt. Warum?
Die Zählung erfolgt einmal, bei der Buchung, und danach wird nichts neu berechnet. Das Löschen einer Anmeldung rechnet die übrigen nicht neu. Am häufigsten zeigt sich das bei Eltern-Kind-Programmen, wo eine Familie zwei Buchungen anlegt, eine für den Erwachsenen und eine für das Kind, und die zweite als Geschwister gezählt wird. Korrigieren Sie es direkt an der Buchung: Rate öffnen und den Betrag anpassen. Bleibt es stehen, erscheint es meist als Überzahlung. -
Meldet das System von der Warteliste automatisch an?
Nein. Ist ein Camp voll, können Familien weiter buchen, und die Buchung reiht sich ein. Sie werden benachrichtigt, und dann ist jede Freigabe Ihre Entscheidung, auch wenn offensichtlich ein Platz frei geworden ist. In den Buchungen filtern Sie nach dem Wartelistenstatus und geben frei, buchen auf eine Woche mit Platz um oder melden sich mit Alternativen. Wer erwartet, dass ein Platz automatisch weitergegeben wird, findet das hier nicht. -
Gilt die Reihenfolge, bekommt also der Platz, wer zuerst gebucht hat?
Nein. Die Warteliste arbeitet nicht nach Eingangsreihenfolge. Sie ist eine Liste, die Sie in der Reihenfolge bearbeiten, die Sie für fair halten. Gut zu wissen, bevor Sie einer Familie sagen, sie sei als Nächste dran. -
Unser Camp zeigt voll, obwohl Familien abgesagt haben. Warum ist kein Platz frei?
Die Kapazität zählt aktive Anmeldungen, nicht Anwesenheit. Wer nicht mehr kommen kann, bleibt angemeldet, bis sich die Buchung selbst ändert, der Zähler bewegt sich also nicht. Einen Platz geben Sie frei, indem Sie die Buchung stornieren oder löschen oder die Familie in ein anderes Camp umbuchen. Als abwesend markieren genügt nicht. -
Eine Buchung landete auf der Warteliste, obwohl Platz ist und das Alter passt.
Prüfen Sie die Zahlung vor der Kapazität. Es gibt vier Gründe, und nur der erste ist der erwartete: das Camp ist voll, das Geburtsdatum liegt außerhalb einer Altersbeschränkung, eine Anzahlung ist nicht eingegangen, oder eine Automatisierung für offene Buchungen hat sie verschoben. Diese Automatisierung hängt an Anzahlungen und greift auch dann, wenn Sie gar keine erheben. Die freien Plätze sind dann eine falsche Spur und kein Fehler. -
Kann ich jetzt eine Anzahlung nehmen und den Rest später?
Ja, und bei einer teureren Woche ist das die empfohlene Form: eine kleine Anzahlung sichert den Platz bei der Buchung, der Restbetrag wird näher am Start eingezogen. Raten funktionieren ebenso, als Zahlungsvorlage angelegt und dann im Programm aktiviert. -
Sollen wir für ein Camp Nachholstunden aktivieren?
Nein, schalten Sie sie in den Programmeinstellungen aus. Ein verpasster Tag innerhalb einer Campwoche lässt sich nicht nachholen wie eine verpasste Wochenstunde, weil der Block schon vorbei ist. Beim Camp ist das Abschalten die empfohlene Einrichtung, keine Einschränkung. -
Ein Elternteil hat den Rabattcode beim Checkout vergessen. Müssen wir das richten?
Nein. Den Code trägt die Familie selbst nachträglich im eigenen Profil ein, wenn sie einen offenen Betrag bezahlt. Bei allem rund um Zahlungen sind Eltern im eigenen Profil meist schneller als jede manuelle Korrektur. -
Funktioniert der Geschwisterrabatt bei Camps mit Zahlung pro Termin?
Nicht empfohlen. Der Geschwisterrabatt ist für Abo-, Raten- und Einmalzahlungen gebaut. Bei Zahlung pro Termin verhält sich die Zähllogik möglicherweise nicht wie erwartet. Wenn das Ihr Modell ist und Sie Familienpreise wollen, sprechen Sie mit uns darüber, wie es funktionieren soll, statt davon auszugehen.
