O școală de limbi străine cu 1.000 de clienți, având în sfârșit sarcina administrativă sub control

Provocarea

BrainyJAM Trnava s-a confruntat cu provocări semnificative în gestionarea înscrierilor, a orarelor și a listelor de lectori pentru o școală cu până la 1.000 de clienți, care oferă cursuri, traduceri și meditații. Procesele manuale consumau mult timp și erau ineficiente, împiedicând supravegherea și concentrarea pe creștere.

Soluția

Zooza a fost implementat pentru a automatiza procesele anterior manuale și pentru a oferi o perspectivă asupra dinamicii clienților și a ședințelor. Funcțiile cheie utilizate includ:

• Formular de înscriere online și grupuri continue
• Coșuri de colectare pentru lecții individuale și de grup
• Urmărirea prezenței cu lecții de recuperare
• Programarea automată a lecțiilor individuale
• Profilul clientului cu o vedere de ansamblu asupra plăților
• Comunicare prin e-mail și SMS
• Programarea locațiilor și a lectorilor
• Rapoarte detaliate

Cursanții se înscriu printr-un formular online, administratorul programează lecțiile în calendarul Zooza, iar sistemul trimite automat e-mailuri de confirmare și SMS-uri. Lectorii marchează prezența și gestionează lecțiile de recuperare, în timp ce administratorul lucrează din profiluri detaliate ale clienților, cu statusul plăților și al prezenței. Programele de plată se actualizează automat, iar rapoartele acoperă prezența, plățile și orele lectorilor.

Rezultate

• Reducere semnificativă a timpului alocat sarcinilor administrative
• Gestionare îmbunătățită a înscrierilor, plăților și prezenței
• Comunicare mai rapidă și mai ușoară cu clienții și lectorii

După cum a adăugat Erika Rapavá: „Datorită Zooza, clienții și lectorii nu ne mai sună direct cu întrebări de bază. Fluxul de solicitări s-a mutat treptat în Zooza, permițându-ne să ne concentrăm pe interacțiuni cu adevărat valoroase.” Integrarea a optimizat semnificativ operațiunile BrainyJAM Trnava, permițând echipei să se concentreze pe îmbunătățirea cursurilor de limbi străine.