Méně administrativy, více růstu: 400 dětí ve správě bez přetížení
ActiWOOWo
- Pohybová příprava a tanec pro děti
- Více poboček
- Slovensko
“Zooza nám nejvíce pomáhá s přehledem o registrovaných klientech. Je vždy aktuální pro všechny strany v každém okamžiku. Je praktické, že informace o každém tréninku lze dohledat zpětně, můžeme se na ně spolehlivě odvolat, případně je upravit před tréninkem, během něj nebo po jeho skončení.”
Výzva
ActiWOOWo čelilo výrazným problémům se správou registrací klientů, plateb a docházky. Rostoucí počet klientů a rozšiřující se aktivity ve více městech vedly k administrativnímu přetížení, které omezovalo jejich schopnost soustředit se na zlepšování služeb a budování vztahů s klienty.
Řešení
Zooza byla nasazena, aby zefektivnila administrativní úkoly a zajistila komplexní správu rozmanitých aktivit ActiWOOWo. Mezi využívané klíčové funkce patří:
- Online registrační formulář a průběžné skupiny
- Sledování docházky s náhradními lekcemi
- Profil klienta s přehledem plateb
- Jednorázové a hodinové platby
- E-mailová a SMS komunikace
- Rozvrhování prostor a lektorů
- Podrobné reportování
V praxi rodiče přihlašují své děti prostřednictvím online formuláře na webu ActiWOOWo, administrátor naplánuje lekce průběžných skupin v kalendáři Zoozy a systém rozesílá potvrzovací e-maily a SMS upozornění s detaily o lekci. Trenéři používají aplikaci Zooza k zaznamenávání docházky a správě náhradních lekcí, zatímco administrátor pracuje z jediné databáze klientů se stavem plateb a záznamy o docházce. Platební rozpisy a párování plateb jsou automatizované a podrobné reporty pokrývají docházku, platby a odpracované hodiny trenérů.
Výsledky
- Úspora času: Výrazné snížení času stráveného administrativními úkoly umožnilo větší soustředění na rozvoj kurzů.
- Vyšší efektivita: Automatizované systémy zlepšily správu registrací, plateb a docházky.
- Lepší komunikace: Snazší a rychlejší komunikace s klienty i trenéry.
Jak Lenka Považanová dodala: „Díky Zooze už nemusíme komunikovat s klienty individuálně 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Systém zajišťuje základní provoz a uvolňuje mi ruce pro další aktivity.“ Integrace výrazně optimalizovala provoz ActiWOOWo a přispívá k pokračujícímu úspěchu a růstu projektu.
