Zooza 3.8.3: auto-cancel unpaid registrations i trzy kolejne zmiany, które odciążą Twoje biuro
Ściganie nieopłaconych zapisów to nie jest zarządzanie — to gaszenie pożarów. Wersja 3.8.3 wprowadza mechanizm auto-cancel unpaid registrations, który robi to za Ciebie, a przy okazji dodaje raporty i narzędzia, dzięki którym przestajesz zgadywać, a zaczynasz wiedzieć. Cztery zmiany, jeden cel: mniej ręcznej pracy, więcej kontroli.
Automatyczne anulowanie nieopłaconych zapisów — koniec z ręcznym ściganiem
Od wersji 3.8.3 możesz skonfigurować regułę bezpośrednio na kursie: po X dniach bez płatności Zooza zaplanuje anulowanie zapisu. Ale nie od razu — uczeń otrzymuje konfigurowalne okno czasowe na uregulowanie należności. Jeśli zapłaci w tym oknie, anulowanie zostaje automatycznie cofnięte, a zapis pozostaje aktywny. Jeśli nie — Zooza anuluje zapis i wysyła standardowy e-mail z powiadomieniem. Zero ręcznych kroków.
Konfiguracja to dosłownie jedno ustawienie na kursie: ustalasz liczbę dni i zapominasz. Szczegółową instrukcję znajdziesz w dokumentacji auto-cancel.
Nowy raport: Outstanding Payments
Samo anulowanie to połowa sprawy. Druga połowa to widoczność. Nowy raport Outstanding Payments dzieli zaległości na trzy kohorty:
- Awaiting payment — zapisy oczekujące na płatność. Traktuj to jako prognozę wpływów.
- Active debt — uczniowie, którzy mają aktywny zapis, ale są po terminie płatności.
- Written off — już anulowane zapisy (zarówno ręcznie, jak i automatycznie).
Dodatkowo na liście zapisów pojawił się nowy filtr: auto-unenrolled — możesz w kilka sekund sprawdzić, kogo system anulował i kiedy.
Badania Churnkey wskazują, że nawet 20-40% odejść klientów w modelu subskrypcyjnym jest niezamierzonych — wynika z nieudanych płatności, a nie z decyzji o rezygnacji. Automatyczne okno na zapłatę pozwala odzyskać część tych uczniów bez angażowania biura.
Raporty przerwanych zajęć — kto odczuł zmianę?
Przekładasz zajęcia z powodu choroby instruktora. Zamieniasz salę. Odwołujesz lekcję w święto. A potem nie wiesz, ilu klientów to dotyczyło i czy ktoś wymaga kontaktu. W szkole językowej z 30 grupami tygodniowo taka informacja ginie w szumie.
Wersja 3.8.3 dodaje dwa narzędzia:
- Filtr na liście sesji — filtruj po statusie: przełożone, z zastępstwem lub odwołane. Lista sesji obsługuje teraz eksport do Excela — ustaw filtry, kliknij eksport, gotowe.
- Raport Disrupted Sessions — jeden wiersz na klienta na dotkniętą sesję. Widać: którego ucznia dotyczy, jaka sesja, jaki typ zmiany. Eksport do Excela obsługuje do 5000 wierszy.
To narzędzie sprawdzi się szczególnie tam, gdzie zmiany w grafiku są regularne — studia z sezonowymi przerwami, kluby sportowe z rotacją trenerów, szkoły muzyczne wynajmujące sale. Pełna dokumentacja: Disrupted Sessions Report.
Jak wskazuje raport SuperOffice o doświadczeniu klienta, 86% klientów jest gotowych zapłacić więcej za lepszą obsługę — a proaktywna komunikacja po zmianie w grafiku to jeden z najprostszych sposobów na podniesienie standardu.
Przegląd zgód klienta — RODO bez bólu głowy
Rodzic pisze e-mail: „Na co się zgodziłem przy zapisie?". Szukasz w systemie, otwierasz formularz, kopiujesz treść, wysyłasz. Pomnóż to przez kilkanaście takich zapytań rocznie — to czas, który nie musi znikać.
Od teraz klienci widzą wszystkie swoje zgody i umowy bezpośrednio w swoim profilu — łącznie ze zgodami platformy Zooza. Mogą pobrać PDF zawierający pełną treść zgody, datę i wersję. Żadnych zewnętrznych linków, które mogą przestać działać.
Efekt: mniej ticketów supportowych i solidniejsza historia zgodności z RODO. Szczegóły konfiguracji: przegląd zgód klienta.
Własne szablony numerów faktur — dopasuj do księgowości
Domyślna numeracja faktur w Zooza nie zawsze pasuje do wewnętrznych konwencji Twojego biura rachunkowego. Od teraz możesz zdefiniować własny szablon w ustawieniach profilu fakturowego.
Przykład: FV-{YYYY}-{VS} wygeneruje numer FV-2026-12345. Dostępne tagi:
- {VS} — symbol zmienny / ID zamówienia
- {YYYY} — rok (4 cyfry)
- {MM} — miesiąc
- {DD} — dzień
- {N} — licznik sekwencyjny z zerami wiodącymi
Szablon działa z Fakturoid, Faktury Online, Xero oraz wbudowanym silnikiem fakturowania Zooza. Ustawiasz raz na profil — reszta idzie automatycznie. Instrukcja: Custom Invoice Number Template.
Dostępne od wersji 3.8.3 — gdzie to znajdziesz
- Auto-cancel unpaid registrations → ustawienia kursu → reguła automatycznego anulowania
- Outstanding Payments Report → Dashboard raportów
- Disrupted Sessions Report + eksport sesji → lista sesji + Dashboard raportów
- Przegląd zgód klienta → profil klienta (widok klienta)
- Szablony numerów faktur → ustawienia profilu fakturowego
Wszystkie cztery zmiany zmierzają w jednym kierunku: mniej ścigania, więcej wiedzy. Jeśli chcesz zobaczyć, jak te funkcje wpisują się w całość platformy, sprawdź pełną listę funkcji Zooza.
